FAQ "Postfachrichtlinien"

Das digitale Postfach ermöglicht einen schnellen, sicheren und zentralen Austausch von Informationen und Dokumenten. Nachrichten und Unterlagen können einfach bereitgestellt und nachvollziehbar bearbeitet werden.

Das Postfach dient dem Informationsaustausch und ist nicht zur dauerhaften Speicherung oder Archivierung vorgesehen. Wichtige Dokumente können daher rechtzeitig heruntergeladen und lokal gespeichert werden.

Im Postfach werden unterschiedliche Dokumenttypen bereitgestellt:

• Schreiben: Diese werden als herunterladbare PDF-Dokumente angezeigt und sind durchnummeriert ("Schreiben 1", "Schreiben 2", usw.).
• Digital ausfüllbare Fragebögen: Diese sind direkt im Portal verfügbar und thematisch benannt (z. B. „Antwort zur Gutachterauswahl“).
• Nicht digital verfügbare Fragebögen: Diese werden als Schreiben (PDF) bereitgestellt und können lokal gespeichert, ausgedruckt und manuell ausgefüllt werden.

Wir arbeiten kontinuierlich daran, weitere Fragebögen digital bereitzustellen.

Ausgefüllte PDF-Formulare können anschließend – sofern erforderlich – über das Postfach oder die vorgesehenen Rückkanäle wieder eingereicht werden. Bitte achten Sie darauf, dass alle Seiten vollständig ausgefüllt und gut lesbar sind.

Im Postausgang werden alle Nachrichten angezeigt, die Sie über das Portal versendet haben. Dazu gehören Ihre Antworten auf unsere Anfragen (Posteingänge), gesendete Kontaktanfragen sowie von Ihnen initial übermittelte digitale Formulare (wie z.B. Reisekostenantrag).

Auch Änderungen an Ihren persönlichen Daten, die Sie über das Portal übermitteln, sind dort nachvollziehbar und erhalten einen Eintrag im Postausgang.

Über den Button "PDF Download" bzw. "Formular öffnen" und "PDF herunterladen" können versendete Nachrichten heruntergeladen und lokal gespeichert werden.

Im Postfach werden Nachrichten durch verschiedene Status gekennzeichnet:

• Status in der Übersicht (linke Spalte): Eine Nachricht kann die Status Offen, Gelesen oder Gesendet haben. Diese können auch kombiniert auftreten, wenn eine Nachricht mehrere Dokumente mit unterschiedlichem Status enthält.
• Gelesen / ungelesen: In der Nachricht wird der Status zusätzlich je Dokument über Symbole angezeigt (rotes [✗] = ungelesen, grüner [✓]= gelesen).
• Bearbeitungsstatus in der Nachricht (oben rechts): Bei digitalen, ausfüllbaren Formularen wird zusätzlich zwischen nicht erledigt und erledigt unterschieden. Nicht erledigt erscheint, sobald ein oder mehrere enthaltene Dokumente noch nicht gelesen oder beantwortet wurden.

Über die Filterfunktion können Nachrichten gezielt nach den Status Entwurf, Gelesen, Gesendet und Offen angezeigt werden.

Die Suchfunktion durchsucht die Inhalte der Nachrichtenübersicht (linke Spalte des Postfachs). Dabei werden insbesondere die dort angezeigten Begriffe und Bezeichnungen berücksichtigt.

Zusätzlich können auch Aktenzeichen über die Suchfunktion gefunden werden. Dadurch lassen sich Vorgänge und Nachrichten gezielt und schneller auffinden.

Nachrichten und Dokumente im Portal-Postfach werden automatisch nach 2 Jahren gelöscht. Ein manuelles Löschen durch Nutzerinnen und Nutzer ist nur für Entwürfe möglich.

Bereits übermittelte Dokumente bleiben unabhängig davon Bestandteil der jeweiligen Akte und gehen durch die Löschung im Postfach nicht verloren. Sofern Unterlagen erneut benötigt werden, sprechen Sie uns gerne an.